Internationella researrangörer – en nyckel till Sveriges tillväxt

De här resenärerna söker i första hand paketerade upplevelser, och vänder sig ofta till researrangörer eller resekonsulter för att boka sin resa.

Här finns en tydlig affärsmöjlighet: genom att utveckla och erbjuda attraktiva paketlösningar kan internationella arrangörer göra Sverige mer tillgängligt och lockande – och samtidigt ta position på en växande marknad.

7 skäl till att arbeta med internationella researrangörer och agenter:

1. Nya kunder. Genom att synas i researrangörernas paket kan du nå helt nya kunder – resenärer som du annars varken hade hittat eller blivit hittad av.
2. Utökad marknadsföring och distribution. Researrangörer marknadsför dig och dina produkter i sina lokala kanaler, på resenärernas eget språk. De har god marknadskunskap och investerar egna resurser i marknadsföring för att nå rätt målgrupper.
3. Ökad kunskap. Researrangörer har aktuell kunskap om resenärernas behov och preferenser. Det gör det enklare för dig att utveckla och anpassa verksamheten framåt.
4. Trygghet. Det skapar trygghet både för gästen och för dig, eftersom gäster som bokar via researrangörer oftast bokar tidigt. Du får veta långt i förväg när gästerna kommer, vilket gör det enklare att planera och bemanna verksamheten.
5. Säsongsspridning. Utländska gäster har ofta andra semestertider än svenska. Genom researrangörer kan du därför nå gäster under en större del av året, vilket förlänger säsongen och ger en jämnare beläggning över tid.
6. Långsiktighet. En researrangör kan vara en långsiktig samarbetspartner. Det tar tid att bygga upp ett bra samarbete, men när det väl är etablerat och ni är lyhörda för varandras behov får du en stabil och trogen partner över tid.
7. Bättre affärer. Utöver att ge dig fler gäster kan researrangörer bidra till en förlängd säsong och en jämnare beläggning över året. Sammantaget ger det dig bättre förutsättningar att planera och utveckla verksamheten – och i slutändan göra bättre affärer.

Marcus Eldh från WildSweden berättar om varför han har valt att arbeta med internationella researrangörer som en av sina kanaler för att nå ut till nya kunder.

Vilka är de?

Det internationella researrangörsledet består av flera parter. Följande är extra viktiga att känna till:

Huvudaktörer som befinner sig i marknaden

• Researrangörer. Researrangörer planerar och sätter samman paketresor i samarbete med produktägare, som hotell, restauranger och aktivitetsföretag. De paketerar resor genom att kombinera tjänster som transport, boende, matupplevelser och aktiviteter, och marknadsför samt säljer paketen till sina kunder.
• Resebyrå/reseagent. Säljer och marknadsför resor med stor kunskap om efterfrågan på sin hemmamarknad. De säljer färdiga paketresor från olika researrangörer, men kan också i viss mån ta fram egna skräddarsydda resor utifrån kundernas önskemål.

Övriga aktörer som befinner sig i Sverige eller Norden

• Incoming researrangör. En incoming researrangör planerar och producerar resor i Sverige för att sälja vidare till utländska researrangörer och agenter. De är specialister på Sverige och fungerar som ett led mellan produktägare och researrangörer. De är ofta stationerade i Norden.
• DMC (Destination Management Company). En DMC är en rådgivare och lokal partner med bas på resmålet. Ofta fungerar de som den mellanhand som researrangören kontrakterar. DMC:er finns på plats i Sverige och paketerar samt säljer resor från sin region eller destination till utländska researrangörer och agenter.

Produktägare

• Alla aktörer ovan arbetar mer eller mindre direkt med produktägaren som äger och säljer upplevelsen – till exempel hotellet, aktivitetsleverantören eller restaurangen. I vissa fall sker samarbetet i stället via en destination eller anläggning som paketerar flera produkter.

Här möter du dem

Vill du ha ett samarbete kan du själv kontakta researrangörer på den marknad som är mest intressant. Eller träffa dem här:

• Mässor. Varje år arrangeras mängder av mässor, såväl breda som mer nischade.
• Swedish Workshops. En kontaktyta mellan svensk besöksnäring och researrangörer.
• Road Shows. Svenska aktörer får berätta om vad de har att erbjuda till ett antal utvalda researrangörer. Även aktiviteter med luncher och kvällsarrangemang.
• Fam Trips. Internationella researrangörer bjuds in till Sverige för en rundtur bland svenska produktägare och destinationer.

Det här tycker internationella researrangörer är viktigt

För att ett samarbete med en researrangör ska fungera långsiktigt behöver du som produktägare förstå hur arrangören arbetar – och vad de behöver för att kunna sälja din produkt. Här är några av de viktigaste faktorerna:

1. God framförhållning och långsiktighet. Researrangörer arbetar ofta 1–1,5 år i förväg med produktutveckling. De ska hinna hitta rätt produkter och tjänster, paketera, prissätta och sedan marknadsföra och sälja resorna. Därför behöver de priser och villkor i god tid, och en kontinuerlig dialog längs vägen.
2. Provision och tydliga avtal. När researrangörer marknadsför och säljer din produkt behöver de få ersättning – precis som du. Provision, avtal och allotment (tilldelade rum/platser) är viktiga delar för att erbjudandet ska bli lönsamt. Ha en öppen dialog om villkor så att samarbetet blir bra för båda parter.
3. Snabba och tydliga svar. När en researrangör visar intresse för din produkt är det viktigt att du är nåbar och svarar snabbt på frågor och förfrågningar. Var tydlig och ärlig – även om beskedet är nej. Ett snabbt och tydligt svar gör det lättare för arrangören att ta beslut och gå vidare.
4. Pålitlighet och konsekvens. Researrangören behöver kunna lita på att du håller det du lovar. Fasta paket och erbjudanden över tid skapar stabilitet och gör det enklare för arrangören att planera sin försäljning. En långsiktig struktur ger bättre förutsättningar för båda parter att göra bra affärer.
5. Fokus och tydliga ramar. Vänta inte för länge med besked i affären. Om du inte kan leverera – säg hellre nej i tid. Var också tydlig med detaljer som antal allotments, vilka rumstyper som ingår och vad som gäller för enkel- och dubbelrum. Ju tydligare ramar, desto enklare blir det för arrangören att paketera och sälja.
6. Du som produktägare är experten. Researrangörer uppskattar när du tydligt visar vad som gör din produkt unik. Berätta vad du är särskilt bra på och vad som skiljer dig från andra. Var konkret och specifik – det hjälper arrangören att paketera rätt upplevelse till rätt målgrupp.
7. Aktuellt material och möjlighet att uppleva på plats. Att sälja in en ny destination eller produkt kräver mycket arbete. Underlätta genom att tillhandahålla uppdaterat material: texter, bilder i bra upplösning och gärna film som förmedlar känslan av upplevelsen. Informationen behöver vara på minst engelska. Många arrangörer vill också se produkten med egna ögon för att bedöma om den passar deras målgrupp – var därför gärna öppen för studiebesök.

Att tänka på:

• Glöm inte produkten. Allt börjar med ett attraktivt erbjudande som matchas med vad konsumenterna på marknaden efterfrågar – här kan det internationella researrangörsledet bistå med kunskap.
• Produktägare som är proaktiva fyller på researrangörernas produkthyllor med väl paketerade och bokningsbara upplevelser. Det gör att intresse för Sverige som destination ökar.
• Efter det att du fått till ett samarbete är kontinuitet avgörande. Se till att upprätthålla både den personliga och kommersiella kontakten.
• Researrangörerna menar att det finns mycket som idag talar för Sverige som destination – natur, öppna ytor, stabilitet och nya och unika upplevelser – men fördelarna måste kommuniceras än mer.
• Paket- och gruppresor fungerar inte på samma sätt som på 80- och 90-talet. Idag är kraven på individanpassning och personalisering mycket högre.